Berufsbetreuer stehen bereits nach wenigen Jahren ihrer Tätigkeit vor einer großen Herausforderung: Die Unterlagen von beendeten Betreuungen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden. Wenn die gesamten Papierunterlagen archiviert werden, dann stößt man sehr schnell auf den „Kostenfaktor Archiv“. Wer keinen eigenen großen Keller oder Dachboden dafür zur Verfügung hat, muss sogar einen Raum dafür anmieten.

Es ist also eine gute Idee, von Anfang an darauf zu achten, dass der Papierberg nicht ins Uferlose wächst. Immer mehr Betreuer gehen daher dazu über, die Dokumente einzuscannen und das Papier zu vernichten. Es gibt sogar Betreuungssoftware, die diese Vorgehensweise ausdrücklich so vorschlägt und darauf angelegt ist, dass die Archivierung der Betreuungsfälle nur noch digital erfolgt.

Ist das eine gute Idee? Es klingt zunächst einmal praktisch und zeitgemäß, schließlich schreitet die Digitalisierung überall voran. Jedenfalls, soweit die digitale Archivierung tatsächlich gut funktioniert und sicher ist, könnte man dieser Idee schon etwas abgewinnen.

Allerdings kann es in der Praxis auch zu großem Ärger kommen: Nach Beendigung der Betreuung verlangte ein ehemaliger Betreuter die „Herausgabe seiner Unterlagen“. Mit der Übermittlung der PDF-Dateien (die er in wesentlichen Teilen schon während der Betreuung erhalten hatte) wollte er sich nicht zufriedengeben.

Da der für den Betreuten geführte Schriftverkehr in seinem Eigentum steht, könnte man in dem Vernichten der Papierunterlagen eine Sachbeschädigung sehen. Der Betreute könnte dann vom Betreuer Schadensersatz verlangen, zumindest die Wiederherstellung der Papierakte (Ausdrucken sämtlicher Dokumente) auf Kosten des Betreuers und Schadensersatz für Neubeschaffung von Originalen.

Fazit: Um Ärger nach der Betreuung zu vermeiden, könnte es hilfreich sein, das Einverständnis mit dieser Vorgehensweise von dem Betreuten zu Beginn der Betreuung unterschreiben zu lassen. Wie die Gerichte derzeit einen solchen Fall beurteilen würden, steht in den Sternen.

Wichtige Originalurkunden sollten niemals geschreddert werden.

Kategorien: Haftung

1 Kommentar

Kurt Binneweis · 21. November 2018 um 08:34

Es kann nicht sein, das im elektronischen Zeitalter, wo Finanzämter sich alles digital schicken lassen und ohne Papierakte gearbeitet wird, der Betreuer anachronistisch wie ein altes Amtsgericht arbeiten soll. Ich arbeite seit 2 jahren papierlos, hebe natürlich wichtige Urkunden im Original auf, und hatte damit nie Probleme. Alle Berufsbetreuer waren froh meine Unterlagen innerhalb von Sekunden in PDF-Form zugestellt zu bekommen. Außerdem weiß man ja das alle großen Unternehmen wie beispielsweise Versicherungen schon seit vielen Jahren alles scannen und nur noch PDF-gestützt arbeiten mit elektronischen Akten. Ich kann nur alle Betreuer ermuntern umzustellen auf papierlos, die Zeitersparnis ist enorm.Außerdem ist die Aktenlagerung und Vernichtung nach 10 jahren richtig teuer, ich habe gestern 150 kg Altakten zur Datenvernichtung gebracht und das kostet mich fast 100€. Das zahlt mir keiner.

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