Art. 30 DSGVO macht es zur Pflicht eines jeden Berufsbetreuers, ein solches Verzeichnis zu erstellen und regelmäßig zu führen.

In dem Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten muss dokumentiert werden, welche personenbezogenen Daten verarbeitet werden und wie sie verarbeitet werden. Es beinhaltet also sämtliche Verarbeitungsarten von personenbezogenen Daten, die in Betreuungsbüro oder im Rahmen der Betreuungen gespeichert werden.

Dieses Verzeichnis kann in Papierform oder in elektronischer Form erstellt werden.

Das Verarbeitungsverzeichnis ist nicht öffentlich. Es muss also nicht etwa Betroffenen offengelegt werden. Es dient der eigenen Qualitätskontrolle und dem eigenen Überblick. Allerdings kann die Datenschutzbehörde die Vorlage des Verzeichnisses verlangen.

Das Verzeichnis muss in der Landessprache, also in Deutsch verfasst sein. Es kann sowohl in Papierform wie auch in elektronischer Form geführt werden.

Aus Praktikabilitätsgründen empfiehlt sich ein elektronisches Dokument, welches ständig angepasst und erweitert werden kann.

Das Verzeichnis muss immer aktuell sein. Um die Aktualisierung der Behörde nachweisen zu können, sollten Änderungen nicht einfach durch Löschen und Überschreiben vorgenommen werden. Besser sind Streichungen und Dokumentation der Änderung mit datumsmäßiger Erfassung, so dass zumindest die Änderungen und Aktualisierungen von 1-2 Jahren nachgewiesen werden können. Daher ist es zweckmäßig die unterschiedlichen Versionen aufzuheben.

Kategorien: DSGVO

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